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Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Sistema de Gestión de la Calidad - Mejora Continua

Consolidación de la transición a la Norma ISO 9001:2015

 

El 21 de noviembre de 2018, el Secretario de Administración de la UAEM Mtro. Juan Miguel Reyes Viurquez en representación de nuestro Rector Alfredo Barrera Baca, recibe por décima cuarta ocasión el certificado en la Norma ISO 9001 ahora en su versión 2015 para nuestra Universidad, hace entrega el Ing. Oscar Manuel López Batista Director del Organismo certificador American Trust Register.

 

La Mtra. Zuraya Libien Maldonado Directora de Organización y Desarrollo Administrativo agradece el apoyo y compromiso de la Alta Dirección, las áreas involucradas y al personal de esta Dirección por lograr consolidar la Transición a esta nueva versión 2015, misma que incluyó mayor involucramiento de la Alta Dirección, el análisis del contexto interno y externo fundamentado en el Plan Rector de Desarrollo Institucional 2017-2021, la identificación de las partes interesadas pertinentes y sus requerimientos, determinar riesgos y oportunidades de los procesos a fin de abordarlos con acciones que aseguren los resultados previsto; así como la necesidad de adecuar los sistemas automatizados, entre otros.

 

La certificación en esta Norma ISO 9001:2015 permitirá a la UAEM estar a la vanguardia en estándares internacionales, así como contar con procesos que aseguren la calidad y la satisfacción de nuestros usuarios.

 

Fue en el año 2004, cuando nuestra institución incursiona con su Sistema de Gestión de la Calidad en la Norma ISO-9001, a partir de esa fecha, la Universidad se ha venido certificando en las diferentes versiones de la norma hasta llegar a la versión 2015.

 

Para la transición hacia la Norma ISO 9001:2015, el Sistema de Gestión de la Calidad actualizó los siguientes procesos: Estudios de Nivel Medio Superior, Otorgamiento de Becas Institucionales, Administración del Personal Universitario, Prácticas de Laboratorio de Física, Química y Biología aplicables en los Planteles “Nezahualcóyotl”, “Cuauhtémoc” y “Dr. Ángel Ma. Garibay Kintana”, así como, el proceso de Servicios Bibliotecarios en los espacios académicos.

 

La transformación de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad para certificarnos en la nueva versión 2015, incluyó:

 

  • La necesidad de adecuar los sistemas automatizados para mantener el control y la eficacia del del sistema.
  • La identificación de las partes interesadas pertinentes y sus requerimientos; el determinar riesgos y oportunidades, a fin de abordarlos con acciones que aseguren los resultados previstos;
  • La gestión del conocimiento.
  • El análisis del contexto interno y externo fundamentado en el Plan Rector de Desarrollo Institucional 2017 2021;
  • Un mayor involucramiento de la Alta Dirección;
  • Así como la emisión de la nueva Política de la Calidad, autorizada por nuestro señor rector doctor en educación Alfredo Barrera Baca, la cual se encuentra armonizada con la misión y visión de la Universidad y se encuentra disponible en el sitio de Internet del Sistema de Gestión de la Calidad, misma que ha sido difundida ampliamente a través de todos los titulares de los diversos espacios universitarios, para el cumplimiento del personal universitario y el conocimiento de la comunidad universitaria y del público en general.

 

Los cambios más relevantes que contempla la transición de la versión 2008 a la 2015 los podemos resumir de la siguiente forma: en cuanto al cumplimiento de requisitos antes eran 8 ahora serán 10; la utilización de un manual de calidad ahora es opcional; los registros y documentos se denominan como información documentada; se hace énfasis en el término eficacia para alcanzar los objetivos, se cambia el concepto de acción preventiva contemplándose ahora en la gestión de riesgos, ello implica identificar, prevenir y resolver incidentes que puedan ser mitigados y estar en mejores condiciones de enfrentar las consecuencias adversas y finalmente se introduce el concepto de gestión de cambios para valorar la conveniencia y riesgos de llevarlos a cabo en la Institución.

 

Mejora Continua y Premiación del Concurso Círculos de Calidad 2018.

 

Por otro lado, respecto a nuestro compromiso institucional con la mejora continua, se tiene como antecedente inicial el Premio a las Mejores Prácticas de Calidad en la UAEM, que surge en el año 2007 con las categorías de: administrativos, académicos e investigación, dichas categorías han evolucionado para ser ahora reconocidas como ámbito adjetivo, docencia, investigación y difusión cultural y extensión, así como se cuenta con las herramientas para la  mejora.

 

Para el presente año participaron 31 espacios universitarios con 68 proyectos registrados, integrados por 268 universitarios en 23 proyectos de la categoría de ámbito adjetivo, 18 proyectos de docencia, 5 de investigación y 22 de difusión cultural y extensión. Este es el concurso que mayor participación ha tenido durante los once años de historia, ya que el mejor antecedente de participación fue el año pasado con 14 espacios universitarios y 46 proyectos, es decir, participaron 17 espacios más, con el registro de 22 proyectos adicionales, lo que representó un incremento del 48% en el número de proyectos registrados.

 

Por otro lado la integración de los círculos de calidad y el concurso se ha documentado con una metodología que en breve se dará a conocer para la constitución y participación de los proyectos de mejora continua en nuestra institución, lo que implica contar con estructura, etapas, procedimientos e instrumentos objetivos de evaluación para facilitar la igualdad de oportunidades en la participación, la apreciación de la potencial utilidad de las mejoras, su réplica y evaluación adecuada, sistematizando la mejora continua, para poder migrar a grupos de valor compartido que puedan “generar valor” para replicarlos como mejores prácticas con viabilidad financiera, vocación empresarial o de responsabilidad social sustentable y equidad de género o de competencia institucional interna en beneficio de la universidad y de la sociedad a la que nos debemos.

 

Es así como después de haber orientado a los integrantes de los 68 proyectos de mejora para que integraran un documento soporte, se llevó a cabo la revisión y evaluación de los mismos por parte de los Comité Revisores por categoría y por el Comité Evaluador para los 12 semifinalistas, resultando ganadores los siguientes proyectos:

 

En la categoría de docencia, resultó ganador el proyecto denominado E-Comm Nezahualcóyotl, del Centro Universitario UAEM Nezahualcóyotl, integrado por el agente de cambio, maestro en ingeniería Mario Martín Sánchez de los Monteros Montoya; por el doctor Rafael Alberto Durán Gómez; por el maestro Hugo Neri Ramos y por el doctor en ciencias sociales Gustavo Acua Popócatl. El proyecto destaca por su importancia en la oportunidad ofrecida a 33 entusiastas alumnos de la asignatura de comercio electrónico del octavo semestre de la licenciatura de comercio internacional en la oportunidad de insertarse en el campo productivo de una manera más inmediata a la de esperar hasta el egreso académico, habiéndose convertido en consultores de 13 establecimientos atendidos tan sólo en el ciclo 2018 asesorando en el diseño y construcción del diseño de páginas digitales, blogs y en la operación de redes sociales para los establecimientos atendidos.

 

En la categoría de investigación, resultó ganador el proyecto denominado Edición electrónica de libros de divulgación científica, de la Dirección de Difusión y Promoción de la Investigación y los Estudios Avanzados, dependiente de la Secretaría de Investigación, integrado por la agente de cambio, licenciada Patricia Vega Villavicencio, licenciada Laura García Martínez, maestra Berenice Reyes Miranda y por la especialista Eva Martínez Soto; todas ella jefas de departamento de la dirección. El proyecto destaca por su importancia para enfrentar los retos y desafíos que implica la escaces de recursos para atender la impresión de libros de divulgación científica, para migrar a la edición de libros electrónicos mismos que están siendo reconocidos y promovidos por instituciones evaluadoras/acreditadoras. La duración del proceso ha dsiminuido pasando de 1 a 2 años por la vía de impresión a 5 o 7 meses por la vía electrónica; la reducción de costos ha disminuido por coedición en un 30% y los de sello UAEM en 98% para el año 2018, finalmente su difusión tendrá mayor alcance y penetración.

 

En la categoría de difusión cultural y extensión, resultó ganador el proyecto denominado: Implementación del Sistema Institucional de Becas, de la Dirección de Servicios al Universitario, dependiente de la Secretaría de Extensión y Vinculación, integrado por el representante licenciado en ciencias políticas y administración pública César Tarango Delgado, Director de Servicios al Universitario, por el maestro Juan Carlos Matadamas Gómez, Director de Control Escolar y por el maestro Crishtian Jonatan Guarneros Vázquez, Jefe del Departamento de Becas, así como por la agente de cambio, maestra en comunicación Jannet Valero Vilchis, actualmente Secretaria de Rectoría y anteriormente Secretaria de Extensión y Vinculación, quien con ejemplar liderazgo impulsó este proyecto y ahora lo asume la actual Secretaria de Extensión y Vinculación, doctora en educación Sandra Chavez Marín quien con gran entusiasmo y compromiso institucional lo asume y desarrolla.

El proyecto destaca por la importancia que implica el contar con un sistema eficaz que garantice la responsabilidad social, la equidad, la transparencia y la rendición de cuentas en un tema tan sensible como la asignación de becas para los estudiantes, que constituyen un apoyo, en ocasiones determinante, para beneficiar a los alumnos que se encuentran en una condición de vulnerabilidad comprobada o que por su merecimiento académico, deportivo, cultural y científico sean acreedores a alguna modalidad, para que logren concluir satisfactoriamente sus estudios, con ello, se privilegia la importancia del programa para el desarrollo institucional y de sus beneficiarios con el propósito de disminuir los índices de deserción escolar y elevar significativamente la eficiencia terminal. Por estas razones, por su automatización, disminución de costos, productividad, transversalidad y réplica en los espacios universitarios, fue reconocido  como el primer Grupo de Valor Compartido 2018.

 

En la categoría ámbito adjetivo, resultó ganador el proyecto denominado Campaña de Acopio de Residuos Electrónicos, de la Dirección de Protección al Ambiente, dependiente de la Secretaría de Rectoría integrado por el agente de cambio, maestro en ingeniería Raúl Vera Noguez, Director de esa dependencia; la ingeniero agrónomo fitotecnista Karina Mejía Segura y la licenciada en comunicación Georgina Arguijo Rivera. El proyecto destaca por su importancia del tratamiento adecuado de los residuos electrónicos generados, por medio de el tratamiento responsable de este tipo de residuos, sustentado en el cuidado de la ecología, el medio ambiente, la biodiversidad y la salud humana.

 

Hemos sido afortunados para enfrentar los retos y desafíos que implica la trascendental transición de migración a la versión 2015 de la norma ISO 9001, así como de contar con el apoyo del nuestro Rector, de la Secretaría de Administración, de los integrantes de la alta dirección, así como de la participación entusiasta y comprometida del personal involucrado en el Sistema de Gestión de la Calidad, del personal participante en el círculo virtuoso de la mejora continua y del personal de la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo.

 

Diplomado en “Administración para la Calidad de Servicios” 2018

 

El 5 de diciembre de 2018, la M. en P.D. Zuraya Libien Maldonado, Directora de Organización y Desarrollo Administrativo, en representación del M. en Dis. Juan Miguel Reyes Viurquez, Secretario de Administración, realizó la entrega de los diplomas al personal de la Dirección General de Recaudación de la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México, que los acreditan por haber concluido satisfactoriamente los estudios del Diplomado en “Administración para la Calidad de Servicios”; mismo que tuvo una duración de 100 horas, de las cuales 25 fueron presenciales y 75 en línea.

 

Por parte de la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México, contamos con la presencia del licenciado en contaduría. Rafael Murillo Díaz. Director General de Recaudación de la Secretaria de Finanzas  del Gobierno del Estado de México y con la maestra en relaciones interinstitucionales, Ana Elena Maya Morales. Directora de Vinculación con Municipios y Organismos Auxiliares.

 

El diplomado se integró con cinco módulos denominados: 1) calidad y competitividad; 2) sistemas de gestión de calidad, 3) conocimiento de la norma ISO 9001:2015, 4) administración de procesos y análisis de riesgos; y 5) cultura de la calidad y mejora continua.

 

El propósito del diplomado es comprender los conceptos en torno a la calidad, reconocer esquemas, procesos y formas de gestionarla al interior de las instituciones; reconocer el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad y que el participante sea promotor, de una cultura de calidad en todos los niveles de la estructura organizacional.

 

Es un hecho que los tipos de tributos y las maneras en las que se recaudan, definen la calidad del sistema de recaudación de México, es por ello que en el mes de marzo de 2012, se creó la Dirección General de Recaudación, teniendo como objetivo planear, dirigir y evaluar los programas de recaudación de los recursos tributarios que el Gobierno del Estado de México tiene derecho a percibir, así como promover y facilitar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes.

 

Siendo una de sus funciones la de supervisar que las unidades administrativas a su cargo proporcionen asistencia y orientación a las y los contribuyentes, así como proporcionar información de obligaciones fiscales, a través de medios masivos de comunicación, acordar las bases para el diseño y operación de programas y mecanismos que fomenten el cumplimiento voluntario y oportuno de las mismas.

 

El gran reto entonces, es el de ser eficiente y eficaz en la recaudación y en las acciones de fiscalización, que coadyuven a complementar con ingresos propios, cada vez de mejor manera, el ingreso por concepto de transferencias federales derivadas del Sistema Nacional de Coordinación Fiscal.

 

En la misión de la Dirección General de Recaudación se establece: “recaudar los recursos previstos en las disposiciones fiscales federales y estatales, que el Gobierno del Estado de México tiene derecho a percibir para coadyuvar en la satisfacción de las necesidades y bienestar de su población, garantizando la estricta aplicación de la Ley y prestando servicios con calidad, eficiencia y calidez”.

 

Es bajo estos preceptos en donde queda plasmado el compromiso con la calidad, por lo que para la Universidad Autónoma del Estado de México, es motivo de gran satisfacción, el poder colaborar con la culminación del diplomado en la formación de su personal, desde una perspectiva holística, que implica la suma de sus siete enfoques como son:

 

  1. El enfoque al cliente, creando valor al entender las necesidades y expectativas para atenderlas;
  2. El enfoque estratégico, con una visión a largo plazo;
  3. El liderazgo enfocado, en donde el compromiso del personal con la calidad es básico, para la conducción activa de la estrategia y su constante aplicación;
  4. El enfoque a procesos, en el entendido de que de la aplicación efectiva del desarrollo y control de los procesos, dependerán los resultados;
  5. La orientación a las personas, los procesos son eficaces si se asocian con el comportamiento apropiado del personal involucrado, en donde la educación continua coadyuva a la creación de una fuerza de trabajo sinérgica, motivada y con la capacidad de trabajar con y en procesos para maximizar el valor al cliente;
  6. El enfoque científico, en donde el Método Deming de planear, hacer verificar y actuar, sigue vigente, al grado de que el doctor Deming se convirtió, aún después de su muerte, en el “padre pionero y profeta de la Calidad Total”, quien vino a revolucionar el mundo industrial japonés, revirtiendo las consecuencias de la Segunda Guerra Mundial y convirtiéndolo en una potencia mundial a finales del siglo pasado; y,
  7. La mejora continua, innovación y aprendizaje, como resultado de la mejora de los procesos en su totalidad, pues la mejora de procesos, no trata simplemente de responder a problemas sino también de buscar soluciones en forma proactiva, aprendiendo de los procesos, de los clientes y de sus comportamientos para mejorar las prácticas existentes o para innovar en el desarrollo de nuevos mercados, procesos y réplica de las buenas prácticas.

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