El punto 6.4 de la
Norma, Gestión del Ambiente de Trabajo, se enclava dentro
del grupo de requisitos que deben cumplir los procesos de
Gestión de los Recursos.
Bajo la denominación
“Ambiente de Trabajo”, ISO 9001:2000 agrupa un conjunto de
variables de las condiciones de ejecución de los procesos
que no pueden ser catalogadas como elementos de
infraestructura, y que son en muchas ocasiones tanto o más
determinantes que éstos para proporcionar un producto que
cumpla los requisitos.
El Ambiente de
Trabajo fue una de las novedades de la versión 2000 en su
actualización respecto a la anterior de 1994. Es probable
que estos nuevos requisitos deban ser ajustados o
concretados convenientemente en una futura versión, ya que
hasta el momento este es un apartado en ocasiones olvidado,
tanto por parte de las organizaciones que implantan su
Sistema de Calidad, como por parte de los auditores que
verifican la salud del Sistema. Las causas de esto radican
por una parte en la vaguedad con la que se enuncian los
requisitos en la Norma, y por otra en la dificultad de
incorporar procesos al Sistema que los apliquen, sobre todo
tratándose de organizaciones de pequeño tamaño. La mejor
forma de comprender esta dificultad es entrar de lleno en
los requisitos.
El enunciado de los
requisitos para la gestión del Ambiente de Trabajo es
extraordinariamente sintético. Literalmente la Norma dice:
La Organización debe
determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para
lograr la conformidad con los requisitos del producto.
Y ya no dice más. [3]
Norma ISO 9001:2008
En la Nueva versión
de la Norma ISO 9001:2008 se agrega una Nota en la que se
establece que el ambiente de trabajo se relaciona con las
condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo incluyendo
tanto factores físicos, ambientales y de otro tipo, el
requisito 6.4 de esta versión queda como sigue:
Para ampliar sobre el
tema debemos acudir a la Norma ISO 9004:2000 si queremos
obtener más información que nos ilustre sobre la naturaleza
del ambiente de trabajo. Allí se explica que el ambiente de
trabajo comprende una serie de variables como:
-
metodologías de
trabajo creativas y oportunidades de aumentar la
participación activa para que se ponga de manifiesto el
potencial del personal,
-
reglas y orientaciones
de seguridad, incluyendo el uso de equipos de
protección,
-
ergonomía,
-
la ubicación del lugar
de trabajo,
-
interacción social,
-
instalaciones para el
personal en la organización,
-
calor, humedad, luz,
flujo de aire, e
-
higiene, limpieza,
ruido, vibraciones y contaminación.
Un error frecuente es
considerar que gran parte de la determinación y gestión de
estas variables ya quedan cubiertas con las acciones
derivadas de la gestión de la Prevención de los Riesgos
Laborales. Por ejemplo en el caso de la seguridad, la
ergonomía, o las variables ambientales. Pero debe tenerse en
cuenta que el enfoque de ambos sistemas es diferente, ya que
la prevención de riesgos laborales se ocupa de la
salvaguarda de la salud, mientras que ISO 9001 se ocupa de
los factores del ambiente de trabajo necesarios para lograr
la conformidad con los requisitos del producto, de las
variables que favorecen que el producto salga bien.
Norma
ISO 9004:2000
No obstante es
indudable que un ambiente donde las personas perciben que su
salud puede verse afectada, no es en ningún caso propicio
para realizar un producto que cumpla los requisitos. En ese
sentido podríamos interpretar que se sugiere el segundo
punto de los factores indicados por ISO 9004:2000.
Determinar cómo debe
cumplir una organización con este apartado es complejo. La
Norma no exige explícitamente que se deban tener evidencias
documentales de haber determinado los factores del ambiente
de trabajo, y tampoco de su gestión (control y dirección).
Lo que sí es evidente es que la Norma pretende que la
organización trabaje en la dirección de favorecer ambientes
de trabajo óptimos para proporcionar Calidad.
Siendo la aplicación
de este apartado una cuestión difusa, auditarlo no lo es
menos. El auditor puede incidir con preguntas allí donde
considera que las condiciones del ambiente de trabajo no son
totalmente aptas, y quizás sugerir mejoras al respecto en su
informe, pero raramente se suele anotar una no conformidad
de ello. Algunos auditores se conforman, y exigen si no lo
encuentran, alguna frase feliz en los Procedimientos o en el
Manual de Calidad. Que se haya realizado por escrito una
descripción de lo que la organización hace para cumplir con
este punto, como si implantar un Sistema de Calidad fuera un
trabajo de colegio.
La forma más honesta
y útil de cumplir con los requisitos de la Norma es dedicar
esfuerzos y tiempo en mejorar continuamente el ambiente de
trabajo. Empezando primero por asignar responsabilidades a
personas en este ámbito. Personas que deban determinar cómo
se puede mejorar el ambiente de trabajo, velar por los
aspectos físicos pero también psicológicos que pueden
aumentar el rendimiento y el compromiso de todos los
componentes de la organización para hacer su trabajo bien a
la primera.[5]
Norma
ISO 9004:2009
Por su parte en la la
última versión de la Norma ISO 9004:2009 se plantea lo
siguiente:
6.6 Ambiente de
trabajo
La organización
debería proporcionar y gestionar un ambiente de trabajo
adecuado para lograr y mantener el éxito sostenido de la
organización y la competitividad de sus productos. Un
ambiente de trabajo adecuado, como combinación de factores
humanos y físicos, debería incluir la consideración de:
-
métodos de trabajo creativos y
oportunidades para una mayor participación, para
desarrollar el potencial de las personas de la
organización,
-
reglas y orientación de seguridad y el
uso de equipos de protección,
-
ergonomía,
-
factores psicológicos, incluyendo la
carga de trabajo y el estrés,
-
ubicación del lugar de trabajo,
-
instalaciones para las personas de la
organización,
-
maximización de la eficiencia y la
minimización de los residuos,
-
el calor, la humedad, la iluminación,
la circulación del aire y,
-
la higiene, la limpieza, el ruido, la
vibración y la contaminación.
El ambiente de
trabajo debería fomentar la productividad, la creatividad y
el bienestar de las personas que trabaja en las
instalaciones de la organización o que las visita (por
ejemplo, los clientes, los proveedores y los aliados). Al
mismo tiempo, la organización debería asegurarse de que su
ambiente de trabajo cumple los requisitos legales y
reglamentarios aplicables y que sigue las normas aplicables
(tales como las relativas a la gestión ambiental y a la
gestión de la salud y seguridad en el trabajo).[6]
A partir de la
implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en el año
2004, se han realizado en la UAEM tres diagnósticos de
Clima Organizacional, realizados por personal de la DODA.
Como consecuencia de ellos, los espacios universitarios han
venido elaborado Planes de Acción para mejorar su ambiente;
logrando resultados significativos.
En la presente
administración y con el propósito de mejorar las
estrategias de diagnóstico, acciones y evaluación de
impacto, se presenta este proyecto que pretende involucrar a
todos los espacios Universitarios de la Administración
Central, Organismos Académicos, Centros Universitarios,
Unidades Académicas Profesionales, Planteles de la Escuela
Preparatoria y Sindicato Académico; con la finalidad de
hacer un esfuerzo conjunto y mejorar el Ambiente de trabajo
de los universitarios.
Con la intención de
ofrecer mayor transparencia e imparcialidad en este cuarto
diagnóstico, se cuenta con la participación del Instituto
Great Place to Work (GPTWI), única organización en México
habilitada por el Instituto Mexicano de Normalización y
Certificación A.C., para evaluar y certificar a las
organizaciones que cumplan con los requisitos para ser
reconocidas como Grandes Lugares para Trabajar en México.
El proyecto de
Ambiente de Trabajo se desarrolla en tres fases:
-
Elaboración y
aplicación del instrumento para el diagnóstico
-
Implementación de
actividades de mejora.
-
Evaluación de
impacto.
Realizar el diagnóstico que permita
identificar fortalezas, debilidades y las áreas de
oportunidad en los espacios universitarios, a fin de llevar
a cabo acciones de mejora del ambiente de trabajo.
-
Cumplir con el requisito 6.4 de la
norma ISO 9001: 2008.
-
Con base a los resultados del
diagnóstico, lograr la certificación de espacios y de
la UAEM como “Un Gran Lugar Para Trabajar en México “.
-
Implementar estrategias de mejora en
los espacios universitarios que presenten áreas de
oportunidad.
-
Realizar la evaluación del impacto de
las actividades de mejora del Ambiente de Trabajo y de
los cambios en la cultura organizacional de la
Universidad.
Conjuntamente con GPTWI se ha elaborado un
cuestionario para conocer la opinión de los empleados
involucrados en el ambiente de trabajo, es decir, las
personas que permanecen varias horas al día desempeñando
sus actividades en ese espacio universitario, como son:
Personal directivo, personal académico de tiempo completo y
medio tiempo, personal de confianza, personal administrativo
sindicalizado y operativo.
En esta primera fase se llevan a cabo las
siguientes actividades:
-
Contactar al Instituto evaluador y
certificador
-
Definir la metodología y estrategias
del diagnóstico
-
Realizar la calendarización de
actividades (cronograma)
-
Recopilar los datos de cada espacio
académico
-
Realizar la logística de aplicación
del instrumento
-
Asignar a los Representantes de la
Dirección (RD) y personal que apoyará la aplicación del
diagnóstico en los diferentes espacios universitarios
-
Enviar oficio a directores, RD y
personal de apoyo, exponiendo los motivos del
diagnóstico y solicitando su colaboración
-
Aplicar el diagnóstico piloto en la
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
(DODA) con la finalidad de realizar ajustes al
cuestionario.
-
Aplicar los instrumentos de
diagnóstico en los espacios universitarios
-
Realizar el análisis estadístico de
los datos y los reportes de resultados a todos los
espacios universitarios encuestados
Complementaria a esta fase Great Place to
Work Institute México, estará realizando una encuesta a la
Dirección de Recursos Humanos y a algunos integrantes de la
Alta Dirección con la finalidad de identificar el perfil
demográfico, las políticas, prácticas y procesos aplicados
al capital humano y su impacto en la cultura laboral de la
UAEM; así como la evaluación del liderazgo que predomina en
la Universidad.
Como resultado del trabajo realizado, GPTWI
entregará a la Universidad los siguientes reportes:
-
Índice de Confianza
-
Benchmark Report
-
Índice de Liderazgo y competencias
culturales (global y por cada microclima)
-
Índice de Alineación Estratégica
(global y por microclima)
-
Índice de prácticas de Recursos
Humanos (global y por cada microclima)
-
Índice de Engagement o Compromiso
(global y por cada microclima)
-
Resultados Cuantitativos que ofrecen
una radiografía global de la Institución y su estructura
Con base a los resultados del diagnóstico,
los espacios universitarios que hayan cubierto los
requisitos de puntaje establecido para tal propósito, serán
certificados como “Un Gran Lugar para Trabajar” dentro de
la Universidad.
De acuerdo al análisis de los resultados del
diagnóstico en los diferentes espacios universitarios, se
identificarán las áreas de oportunidad para la mejora del
Ambiente de Trabajo, para lo cual se diseñará un Plan de
Acción que integra las siguientes estrategias de
intervención.
-
Desarrollo de competencias culturales
de líderes universitarios
-
Capacitación de líderes en procesos y
prácticas
-
Formación de instructores para el
efecto multiplicador
-
Programa permanente de promoción,
ejecución y diseño de:
El Plan Rector de Desarrollo
Institucional 2009-2013 a este respecto establece que: "se
debe crear un ámbito donde el conocimiento individual se
extienda a los grupos de trabajo hasta cubrir a la universidad
en su totalidad. El desafío es diseñar y aplicar medidas
efectivas para aprovechar las experiencias, habilidades,
aptitudes, actitudes, conocimientos y voluntades de los
universitarios, en el continuo proceso de desarrollo al que
dedican la mayor parte de su tiempo y todo su esfuerzo.
